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Annulations et remboursements

Les annulations peuvent venir du client ou de vous. Le traitement dépend du délai d'annulation fixé sur le type de prestation et de votre politique de remboursement.

Annulation par le client

Depuis son espace, un client peut annuler une réservation. Deux cas :

  • Avant le délai d'annulation : la réservation est annulée et remboursée — crédits re-crédités ou paiement en ligne remboursé, selon le moyen utilisé.
  • Après le délai (annulation tardive) : l'annulation reste possible et libère la place, mais ne donne lieu à aucun remboursement. Le client doit confirmer explicitement.

Le délai d'annulation gratuite se règle sur chaque type de prestation — voir Configurer vos séances.

Annuler une réservation depuis une fiche client

Depuis l'Historique des réservations d'un client, ouvrez le menu Actions de la ligne concernée puis Annuler la réservation. La fenêtre Annuler cette réservation ? vous laisse choisir comment elle est remboursée :

  • Selon le moyen de paiement utilisé,
  • Tout rembourser en crédits,
  • Ne pas rembourser.

Confirmez avec Annuler la réservation.

Annuler une séance entière

Depuis le Planning, ouvrez le menu Actions de la séance puis Annuler la session : l'annulation s'applique à tous ses participants d'un coup. La fenêtre Annuler cette séance ? applique le choix à l'ensemble des participants : les réservations payées en crédits sont re-créditées, les paiements en ligne sont remboursés selon le mode retenu (mêmes options que ci-dessus). Confirmez avec Annuler la séance.

Votre politique par défaut

Le mode de remboursement pré-rempli dans ces fenêtres provient de la politique que vous avez définie dans Configuration → Encaissement, section Remboursements. Vous pouvez toujours choisir un autre mode au cas par cas. Voir Encaisser des paiements.

Bon à savoir

Les remboursements de paiements en ligne sont traités par Stripe et apparaissent sur le moyen de paiement d'origine du client. Les re-crédits sont immédiats sur le solde de crédits du client.

Paiements sur place : Indyz ne peut rembourser automatiquement que ce qui a été encaissé en ligne. Une réservation réglée sur place que vous avez déjà marquée « encaissé » n'est donc pas remboursée par Indyz — c'est à vous de rendre la somme au client :

  • Le client voit un avertissement explicite avant de confirmer son annulation (« Vous avez déjà réglé cette séance sur place. »), et sait qu'il doit se rapprocher de vous pour un éventuel remboursement.
  • Depuis votre fiche client, la fenêtre d'annulation affiche directement le montant encaissé au lieu de vous proposer un choix de remboursement qui n'aurait aucun effet.
  • La ligne de paiement reste visible dans Paiements, toujours comptée « Payé », avec la mention « encaissé sur place — réservation annulée » pour garder la trace de ce qui reste dû en main propre.

Si vous n'avez pas encore marqué le paiement encaissé au moment de l'annulation, il n'y a rien à rendre : la ligne s'affiche « Annulé » dans Paiements (elle ne compte plus dans les « Échoués », puisque rien n'a échoué).

Ensuite