Les emails automatiques
Indyz envoie les emails de votre activité à votre nom, sans que vous ayez rien à faire. Cet article dit lesquels partent, quand, et vers qui.
Les emails reçus par vos clients
| Quand il part | |
|---|---|
| Confirmation de réservation | dès qu'une réservation est confirmée — gratuite, à crédits, payée en ligne ou réglée sur place |
| Rappel de séance | la veille de la séance (offre Pro) |
| Annulation de réservation | quand la réservation est annulée, par le client ou par vous |
| Reçu d'achat de forfait | après un achat de forfait payé en ligne |
| Une place s'est libérée | quand une place se libère sur une séance où le client est en liste d'attente |
Quelques précisions utiles :
- La confirmation rappelle quoi, quand, où (dans votre fuseau horaire) et la règle d'annulation. Elle annonce le rappel de la veille, et porte un bouton Rejoindre la visio quand la séance est un rendez-vous en visio (voir Séances en visio).
- L'annulation dit ce qui a été remboursé : crédits re-crédités, montant remboursé sur le moyen de paiement d'origine, délai d'annulation dépassé, ou — pour un règlement encaissé sur place — l'invitation à vous répondre directement, aucun remboursement automatique n'étant possible.
- Le rappel de la veille fait partie de l'offre Pro. Sur l'offre Gratuit, les autres emails partent normalement, mais le rappel n'est pas envoyé.
Les emails que vous recevez
| Quand il part | |
|---|---|
| Nouvelle réservation | à chaque réservation confirmée, quel que soit le mode de règlement |
| Remboursement échoué | quand un remboursement Stripe déclenché par l'annulation d'un client n'aboutit pas |
Le second est important : l'annulation reste acquise (la place est libérée) mais le remboursement est à finaliser depuis votre tableau de bord Stripe. Quand c'est vous qui annulez et que le remboursement échoue, vous êtes devant l'écran : Indyz vous l'affiche directement, sans email.
Les emails aux entreprises
Les factures B2B ne partent pas automatiquement : vous les envoyez depuis la facture, avec Envoyer par email (ou Renvoyer par email). Le PDF est joint au message, adressé à l'email de facturation du client entreprise. Voir Facturer des entreprises.
Les emails de connexion
Les emails liés au compte (lien de connexion, réinitialisation de mot de passe) sont envoyés par le système d'authentification d'Indyz, à votre marque également. Ils ne dépendent d'aucun réglage de votre part.
Régler l'expéditeur et l'adresse de réponse
Deux champs, dans Configuration → Mon site web :
- Nom d'expéditeur — le nom affiché dans la boîte de réception de vos clients. Vide = votre nom de marque.
- Adresse de réponse — l'adresse qui reçoit les réponses de vos clients. Vide = votre email de connexion.
L'adresse d'envoi, elle, reste un domaine technique d'Indyz (c'est ce qui garantit la bonne délivrabilité des messages) ; c'est l'adresse de réponse qui ramène vers vous. Renseignez-la si vous voulez que les réponses arrivent sur une adresse professionnelle dédiée.
Tous les emails reprennent votre branding : logo, nom de marque et couleur principale, ainsi que la pastille de couleur de vos lieux dans le récapitulatif de séance.
Si un email ne semble pas arrivé
Faites d'abord vérifier les indésirables à votre client. Les envois sont indépendants de la réservation : une réservation ou un paiement reste valide même si l'email n'est pas parti. Vérifiez aussi l'adresse email de la fiche client dans Clients.
Ensuite
- Personnaliser marque et couleurs : Personnaliser votre site.
- Ce que comprend l'offre Pro : Tarifs et abonnement.
- Les remboursements en détail : Annulations et remboursements.